Privatlivspolitik for Bramming Mandskor

Udarbejdet af bestyrelsen, v. sekretæren d. 25. sept. 2018
Ansvar for revision påhviler den til hver tid siddende bestyrelse

Bramming Mandskors dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler dem. Målet er at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler således kun
personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål.

Vi sletter dine elektroniske oplysninger, når de ikke længere er nødvendige, men visse data af foreningens kulturhistorisk interesse kan fortsat være opbevaret i papirform i vort arkiv.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Bestyrelsen i Bramming mandskor er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysningerne fremgår af
hjemmesiden.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og
opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Administration af din relation til os
• Håndtering af instruktørernes, korlederens og de frivilliges hverv og pligter i
foreningen
• Overblik over og til forbedring af korets erfaringer og kompetencer.

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:
kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, emailadresse, oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig efter at vi har modtaget skriftlig samtykkeerklæring, men i visse tilfælde kan der være andre kilder:
Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn til instruktører og korledere m.v.

Samtykke

Det er frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af relevante aktiviteter i foreningen
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i
forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller
situation i foreningen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles
oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som instruktør, korleder, eller frivillig:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Lønnede instruktører og korledere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, instruktører, korledere m.v. til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted, https://www.brammingmandskor.dk.